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Règlement d’occupation et de gestion des salles communales

Article 1er : Salles pouvant être mises à disposition

 

  • La salle "La Posterie" – avenue Wilmart, 26a à 1360 PERWEZ, (140 personnes)
  • La salle de "Thorembais-les-Béguines" – rue de Mellemont à 1360 PERWEZ, (165 personnes)
  • La salle "L'Oasis" – chaussée de Wavre, 212 à 1360 PERWEZ, (70 personnes)
  • La salle de "Malèves" – rue d'Opprebais, 61 à 1360 PERWEZ, (60 personnes)
  • La salle "Kibboutz" - rue Chapelle à la Barre, 1A à 1360 PERWEZ, (160 personnes)
  • La salle "Perwex" - rue des Dizeaux, 10 à 1360 PERWEZ
    Cette grande salle polyvalente peut être louée entièrement ou en partie :
    • La cafétéria/ le foyer : 70 personnes
    • La grande salle : 508 personnes
    • ½ salle avec bar : 254 personnes
    • ½ salle avec cuisine : 254 personnes
    • Infrastructure complète : 606 personnes
      Ces capacités correspondent à 1 personne par mètre carré.

Les parties communes comprennent :

  • le bloc sanitaire
  • le vestiaire
  • le couloir.

La possibilité d'utiliser les loges et l'espace régie/backstage dépend de la nature de la manifestation envisagée.

Cette liste peut être étendue par le Collège communal à d'autres salles non encore régies par le présent règlement après en avoir informé le Conseil communal.

Article 2 : Conditions de mise à disposition

La gestion des salles communales de Perwez est de la stricte compétence du Collège communal.

Les autorisations d’occupation sont délivrées par le Collège communal en fonction d’un calendrier tenu par l’Administration communale.

Le Collège communal se réserve le droit de refuser la mise à disposition sollicitée au cas où des dégradations auraient été occasionnées lors d’une précédente occupation ou si le demandeur reste redevable d’une somme suite à sa dernière location. De même, lorsque le demandeur a déjà fait l’objet de remarques relatives à la tranquillité publique ou que l'activité visée est contraire à l'ordre public et aux bonnes mœurs.

Enfin, le Collège communal se réserve la priorité d'occupation pour ses besoins propres, sauf pour la salle "PERWEX".

Article 3 : Demande et pré-réservation

a) Toute demande de location doit se faire soit par courrier postal adressé au  Collège communal (rue Emile de Brabant 2 – 1360 Perwez) soit en remplissant le formulaire sur le site internet de la commune (www.perwez.be).

b) Toute demande de location doit contenir impérativement les éléments suivants :

  • Les nom, adresse postale et numéro de téléphone du locataire ou/et de l’association qu’il représente,
  • La date ainsi que les heures de location,
  • La motivation (fête de famille, réunion, concert, exposition…).

c) La demande d'occupation doit être effectuée au moins 30 jours avant la date de location souhaitée, sauf cas de force majeure ou d’urgence approuvée par le Collège communal ou un représentant désigné à cet effet, et sauf pour PERWEX qui est régi par les conditions suivantes :

  • pour l’infrastructure complète, au moins 4 mois avant la période de location.
  • pour la grande salle et les demi-salles, au moins 3 mois avant la période de location,
  • pour la cafétéria seule, au maximum deux mois et minimum un mois avant la date de location, toutefois le Collège communal se réserve le droit valider la demande 1 mois avant la date d’occupation.

d) Dès notification de l'aval du Collège communal, un acompte équivalent à 25% de la somme due sera versé sur le compte de l'Administration communale (BE15 0910 00174730). La réservation ne sera effective qu'une fois cet acompte reçu.

Article 4 : Annulation

Toute annulation se fera au plus vite par téléphone et sera confirmée par écrit au Collège communal.

Pour toute location entre le 1er janvier et le 20 décembre, la moitié du montant de la location sera retenue à titre de dédommagement, en cas d'annulation

  • 10 jours avant la manifestation dans toutes les salles de l'entité (sauf pour la salle "PERWEX").
  • deux mois avant la manifestation pour la salle "PERWEX"

En cas d’annulation dans les 5 jours qui précèdent la manifestation, la totalité du montant de la location sera retenue à titre de dédommagement.

Pour toute location comprise entre le 21 et le 31 décembre, en cas d’annulation dans les trois mois qui précèdent la manifestation, la totalité du montant de la location sera retenue à titre de dédommagement.

Article 5 : Caution

Le locataire déposera une caution de 150,00 € pour toutes les salles reprises à l’article 1er, à l'exception de « PERWEX » pour laquelle la caution sera de :

  • 300,00 € pour la cafétéria
  • 300,00 € pour la ½ salle avec bar
  • 300,00 € pour la ½ salle avec cuisine 
  • 500,00 € pour la grande salle 
  • 1.200,00 € pour l'infrastructure complète.

Article 6 : Redevances

Outre la caution, une redevance sera demandée au locataire occasionnel pour couvrir les frais divers liés à la mise à disposition de la salle.

a) Pour toutes les salles de l'entité reprises à l'article 1, sauf pour la salle "PERWEX", la redevance s'élève à

Locataire Location Nettoyage (obligatoire)
Privé 400,00 € 60,00 €
Association 150,00 € 60,00 €
Centre culturel 50,00 € 60,00 €

Ces prix concernent l’occupation de la salle pour une journée de 24h00 allant de 09h00 du matin à 09h00 le lendemain matin, sauf dans les salles liées ou attenantes aux écoles (Thorembais-les-Béguines, Malèves et Orbais) où la salle doit être impérativement remise en état pour le lundi 07h00 du matin en cas d’utilisation le dimanche.

Le paiement (location, caution et nettoyage) sera effectué sur le compte de l’Administration communale (BE15 0910 00174730) au plus tard 15 jours avant la remise des clefs.

b) Pour la salle "PERWEX", les montants sont les suivants :

  Location week-end* Location en semaine ** Nettoyage (obligatoire)
La cafétéria 350,00 € 175,00 € 60,00 €
1/2 salle avec bar 700,00 € 350,00 € 70,00 €
1/2 salle avec cuisine 700,00 € 350,00 € 70,00 €
La grande salle 1.000,00 € 500,00 € 110,00 €
infrastructure complète 1.300,00 € 650,00 € 210,00 €

* Les locations en week-end s'entendent du vendredi 12h00 au lundi 12h00. En cas d'occupation prolongée (pour des manifestations publiques ou privées de types foires, salons, spectacles, etc.) une majoration de 10% du tarif week-end sera demandée par jour d'occupation supplémentaire.

** Les locations en semaine sont comprises du mardi au jeudi (de 07h00 à 01h00). 

S'il n'y a pas d'occupation le week-end, les lundis et vendredis sont considérés comme des jours de semaine.

Le jour et l’heure de l’état des lieux seront fixés de commun accord avec le responsable communal.

Le paiement (location, nettoyage et caution) sera effectué sur le compte de l’Administration communale : BE15 0910 00174730 :

  • Pour l’infrastructure complète, au plus tard 2 mois avant la remise des clés.
  • Pour une demi-salle et ou la grande salle, au plus tard 1 mois avant la remise des clés
  • Pour la cafétéria, au plus tard 15 jours avant la remise des clefs.

Sans ces conditions réunies, la location ne sera pas validée.

Article 7 : Tarifs spéciaux ou gratuité

Pour les salles reprises à l’article 1er, hormis la salle « PERWEX », le locataire régulier (minimum quatre heures tous les 15 jours) paie un forfait d'occupation, qui s’élève à 12,50 € par occupation.

Pour des funérailles, les salles dites « La Posterie », « l’Oasis » et « Kibboutz » peuvent être mises à disposition pour recevoir la famille et les connaissances du défunt. Dans ce cadre, un montant de 75,00 € sera demandé.

Tout membre de l’Administration communale ou du Centre public d’action sociale bénéficie, une fois par an, d’une réduction de 50 % sur le coût de la location, pour une manifestation à caractère familial, sauf pour la salle "PERWEX"

Les écoles communales et libres de la commune bénéficient de la gratuité de la location.

Toute association ayant son siège social à Perwez ou toute personne habitant sur le territoire communal bénéficie d’une réduction de 50,00 € sur le coût de la location d'une salle communale, à l'exception de la salle "PERWEX" pour laquelle le tarif reste plein.

Si la manifestation bénéficie du patronage communal, la mise à disposition de la salle est gratuite.  Le patronage est accordé par le Collège communal sur base d'une motivation exprimée par écrit lors de la pré-réservation (voir art.3).

Le Collège communal accorde son patronage pour un maximum de cinq événements par an.

Article 8 : Etat des lieux et remise en ordre

Un état des lieux d’entrée contradictoire est établi entre un représentant de l’Administration communale et le locataire.

Une fois la manifestation terminée, le locataire devra effectuer, à la remise des clés, un état des lieux de sortie contradictoire en compagnie d’un représentant de l’Administration communale.

La caution mentionnée à l’article 5 sera libérée sous réserve de l’application stricte du règlement.

Si des dégâts sont constatés lors de l’état des lieux de sortie, la caution ne sera pas remboursée et le locataire devra s’acquitter des frais réels liés auxdits dégâts avec un minimum de 50,00 € (ex. Eclat de peinture sur les murs = 50,00 €).

Le rangement du mobilier, la remise en état de la salle et des abords (attention aux déchets épars) sont assurés par le locataire, sauf dispositions particulières. L’ensemble devant être remis en ordre préalablement à l’état des lieux de sortie susmentionné.

L'Administration communale, en la personne de l’agent en charge de l’état des lieux, remettra aux intéressés un certain nombre de sacs, en fonction de la taille de la salle et de la manifestation programmée, pour l’évacuation des déchets.

En cas de perte des clés de la salle, une retenue forfaitaire de somme de 250,00 € sera opérée sur la caution mentionnée à l’article 5 pour couvrir les frais engendrés par le remplacement des barillets de la (ou des) porte(s) de la salle.

Article 9 : Responsabilité

Le locataire d’une salle communale sera responsable des pertes, détériorations, accidents ou dommages de toute nature qui surviendraient dans ladite salle lors de son occupation.

Les frais encourus suite à des dégradations du bien loué, mobilier ou immobilier, seront portés à charge du locataire, en sus du montant de la location et de la caution.

Le preneur est tenu de contracter une assurance responsabilité civile couvrant la destruction et la dégradation des locaux et du matériel. Il remettra la preuve d’assurabilité le jour de la remise des clés.

Le Collège communal ne peut en aucun cas être tenu responsable des accidents occasionnés à des tiers pendant la période de la location.

Article 10 : Sécurité

Pour des raisons de sécurité, il est impératif de laisser en permanence toutes les portes de secours libres, en veillant spécialement à desceller les serrures et à dégager les accès de secours, pendant la durée de l’activité. A la remise des clés, l’éclairage de secours sera vérifié en présence du preneur.

Il est strictement interdit de poser un quelconque matériau susceptible de détériorer les murs, plafonds, poutres ou châssis de l’infrastructure (clous, vis, punaises, crochets, adhésifs, etc.).

L’utilisation d’appareils de chauffage mobiles ou contenant des gaz de pétrole liquéfié est interdite.

Le locataire occupera la salle en "bon père de famille". Il veillera notamment à ne pas dépasser le nombre d’invités pouvant être accueilli dans la salle en fonction de ses dimensions.

Dans le cadre d’organisation d'une manifestation publique, le locataire devra remplir le formulaire d’avis préalable disponible sur www.perwez.be

Article 11 : Respect de l’ordre public

Le locataire est tenu de veiller au respect des normes/lois relatives au calme et à la tranquillité publique telles que décrites dans le règlement général de Police consultable sur www.perwez.be

Le locataire veillera à ce que le niveau sonore maximum émis, pendant la location, par quelque diffusion musicale ou autre (orchestre, installation électrique de diffusion, sono, etc.) ne dépasse pas 90 db(A) (A.R. du 24 février 1977 fixant les normes acoustiques pour la musique dans les établissements publics et privés.)

Le locataire s’engage à ne se livrer à aucune activité bruyante ou susceptible d’incommoder les voisins, aux abords de la salle, sur les trottoirs et dans les rues, sur le parking après 22h00, ce qui suppose notamment :

  • l’interdiction de crier,
  • l’interdiction d’utiliser le klaxon, sauf nécessité impérieuse prévue par les règlements de police,
  • l’interdiction de rouler sur les trottoirs,
  • l’obligation de ranger son véhicule aux endroits prévus à cet effet.(strictement interdit aux utilisateurs de stationner devant l’entrée de la salle pendant la durée de l’occupation),
  • l’obligation de quitter les lieux dès que possible lors de la reprise de son véhicule,
  • l’interdiction de sortir de la salle avec des verres.

La police peut, à partir de 22 heures, après avertissement préalable, faire évacuer ou fermer la salle où elle constate du tapage nocturne de nature à troubler la tranquillité publique ou le repos des habitants.

Aucune soirée (musique) ne peut être organisée à la salle « L’Oasis ».

Article 12 : Interdiction de fumer

Il est strictement interdit de fumer dans l’ensemble des locaux mis à disposition.
Lors de toute manifestation, le demandeur devra veiller à installer, à l’extérieur, un récipient destiné à accueillir les cendres et les mégots des fumeurs.

Article 13 : Divers

Le locataire s’engage à respecter, s’il y a lieu, la législation en vigueur pour les débits de boissons fermentées ou spiritueuses, occasionnels ou pas.
L’organisateur s’engage à respecter, s’il y a lieu, la législation en vigueur pour les droits d’auteur (SABAM et Rémunération équitable).

Article 14 : Entrée en vigueur

Le présent règlement entre en vigueur le 1er janvier 2017.

Article 15 : TVA

Tous les prix mentionnés ci-dessus s'entendent HTVA.