Organiser un événement
Certains évènements nécessitent de demander une autorisation ou de faire une déclaration préalable à l'Administration communale, auprès de Nathalie MICHIELSENS, 081/649 256, ZmVzdGl2aXRlc0BwZXJ3ZXouYmU=
Dans quels cas devez-vous demander une autorisation ?
⇒ Si l’évènement est organisé sur la voie publique (voie ouverte à la circulation publique par terre. Qu’elle soit située sur un terrain public ou privé pour autant que le caractère privatif du lieu ne soit pas signalé).
⇒ Si l’évènement est organisé sur des lieux publics (ensemble formé par la voie publique, les terrains ouverts au public et les terrains non publics ouverts à un certain nombre de personnes) et que l’évènement occasionne un encombrement de la voie publique et/ou entraîne une diminution de la commodité et/ou de la sécurité de passage.
Dans quel cas devez-vous déclarer votre évènement ?
Si l’évènement est organisé sur des lieux privés accessibles au public et qu’il occasionne une gestion de foule et/ou de circulation routière.
Cas particuliers :
Certain(e)s évènements/activités ne nécessitent pas d’obtenir une autorisation MAIS DOIVENT néanmoins être déclaré.e.s à la Commune : balade à vélo, marche, jogging, action de sensibilisation (sauf ONG), etc. qui rencontrent simultanément les conditions reprises ci-dessous :
- Respect du Code de la route et ;
- Pas de dispositif particulier (installations temporaires, placement d’une signalisation routière) et ;
- Pas de privatisation et/ou d’encombrement de la voie publique.
En outre, pour les évènements ci-dessous qui sont soumis à des réglementations particulières, les organisateurs sont invités à prendre contact directement avec Nathalie MICHIELSENS, 081/649 256, ZmVzdGl2aXRlc0BwZXJ3ZXouYmU=
- Les artistes ambulants et de cirques, les cascadeurs, etc.
- Les courses cyclistes et les épreuves tout-terrain pour lesquelles un classement et/ou un enregistrement du temps serait lié à certaine (s) partie (s) de celles-ci.
- Les tournages de films, photographies et prises de son.
Comment demander une autorisation et/ou déclarer votre évènement ?
⇒ Pour tous les évènements (statiques et/ou itinérants), la demande d’autorisation/déclaration doit toujours comporter :
- le formulaire de demande d'autorisation ou déclaration d'organisation d'évènement dûment complété, daté et signé dans son intégralité (les rubriques qui ne concernent pas l’évènement peuvent simplement être barrées) ;
- un programme complet et détaillé des activités (plages horaires pour le montage et le démontage des installations temporaires, pour le nettoyage, prestations diverses et variées concernant les animations, …) ;
- un plan d’implantation reprenant l’ensemble des infrastructures temporaires accompagné d’une légende indiquant leur dimensionnement et la distanciation entre elles.
⇒ Pour les évènements itinérants (uniquement):
une liste des rues empruntées ainsi qu’un itinéraire cartographié reprenant le nombre et la position des signaleurs.
Suite à la réception de votre dossier et après analyse de celui-ci, le service Festivités pourra vous demander de lui fournir plusieurs documents tels que : attestations d’assurances, autorisations déjà reçues, plans de sécurité, etc.
!!! Ces démarches doivent être introduites au minimum 3 mois avant l’évènement.
Comment dois-je introduire ma demande ?
Par courrier électronique à : ZmVzdGl2aXRlc0BwZXJ3ZXouYmU= (en joignant obligatoirement les pièces utiles à l’analyse de la demande).
Par voie postale à : Administration communale, rue E. de Brabant 2, 1360 PERWEZ
La Commune met-elle du matériel à disposition des organisateurs ?
Selon des conditions spécifiques et après autorisation du Collège, la Commune peut mettre à disposition du matériel . Vous trouverez la liste des objets et les conditions de location dans le Règlemement communal de mise en location : https://www.perwez.be/commune/services-communaux/finances/primes-et-taxes/redev-location-materiel-2022-a-2025.pdf
Pour plus d’informations, veuillez contacter Nathalie MIchielsens au 081/649 256.
LIENS UTILES
- Formulaire de demande d'autorisation pour organisation d'événement
- Formulaire C - prévention incendie
- Memento de l'organisateur réalisé par la Zone de Secours du BW
- Pour un lacher de ballons, de lanternes, etc. : réglementations et formulaires sur https://mobilit.belgium.be/fr/aviation/licences-et-agrements-organismes/organiser-un-evenement/lachers-de-ballons-et-largages